どうもご機嫌如何ですか？ティーヒロです★
わたしは、かれこれ２０年近く、営業マンをやっています。
中小企業で１０年。現在は、某大手企業で１０年程。計２０年間程続けております。
これまで数多く営業成績でトップになったり、社内営業コンペや賞を受賞してきました。
わたしについての詳細はプロフィールに譲りますので、ご興味があれば是非ご参照ください。
この記事は、そんなわたしが、以下の内容で書きました。
最後まで読んで頂く事で、ホウレンソウの達人になれます！
ホウレンソウを制する者は、ビジネスを制すると言っても過言ではない程、報連相は大切です。
あなたも、ホウレンソウの達人になって、あなたのビジネスを制しましょう！
それでは、早速はじめていきましょう！
※もし、あなたがまだ営業マンの新人であったり、売れていないから初心に戻りたいという方であれば、↓の記事がおすすめです！
【 報連相 】報告のコツ
ホウレンソウ(報連相)にはコツがあります。営業マン歴20年のわたしが、持論ですがこれまでの経験をいかしてあなたに伝授します。
まず報告が一番難易度が高いです。悪い事を報告しないといけない”心の痛み”が伴うからです。
しかしその痛みを少しでも和らげるコツをお伝えします。
【報告のコツ】ステップ01_案件の深刻度を大袈裟に上げる
報告する案件の深刻度ハードルを上げる事です。悪い報告をする前に、まず深刻度のハードルをバンっ！と上げます。
「課長！すいません。やらかしてしまいました。大変な事になってしまいました！」
かなりヤバい事になったかのような顔つきでこのように伝えてください。
するとあなたの上長は「え！？どうした！？」とまずは驚き、そして身構えて悪い報告を聞く為の心の準備をする筈です。
【報告のコツ】ステップ02_報告する内容の結論のみ伝える
報告する内容の結論だけ言います。
「お客様へのご請求が二重請求になってしまってました。」
「例の案件が失敗しました。」
「目標未達でした。」
など報告すべき事の結論だけ言います。
上記ステップ１と２が上手く決まると、あなたの上司は次のような反応を示す筈です。
なんだそんな事か・・・驚かすなよ(#^.^#)びっくりしたぁ～（( ´艸｀)）でもどうしてそうなったんだ！？
【報告のコツ】ステップ03_なぜそうなったかの理由
そうなった理由を伝えます。
「わたしの発注ミスです。」
「わたしの準備不足です。」
「他社の料金が安すぎました。」
みたいな感じで、簡潔に理由を伝えます。
すると今度は上司は次のように言ってきます。
で？
【報告のコツ】ステップ04 _経緯を伝える
そうなってしまった経緯を、時系列に沿って報告します。
「発注した日は別の案件で立て込んでいまして、つい集中力が散漫していました。」
「昨日の晩から準備はしていたのですが、最終チェックを怠ってしまい、○○が抜けていました。」
みたいな感じです。
するとあなたの上司は、次のように質問してきます。
それでお客様はどう言っているの？
【報告のコツ】ステップ05_お客様の要望・上司にどうして欲しいのか
最後に上司にどう動いて欲しいのかを伝えます。
「返金して欲しいそうです。」や「先方に電話して謝罪して欲しいです。」みたいな感じです。
以上のステップです。
難しいようならステップ1と2だけ忠実に守れば、後は上司の質問に答えていくだけです。
最初にハードルを上げておくと良い理由は次の理由です。
上司の想定内に収める事で、上司の怒りを抑制する為。想定させるハードルを意図的に上げる事。
【報連相】連絡のコツ
連絡は、簡単です。まず冒頭に「連絡だけなのですが。」と前置きします。
基本的に上司は、結論を知りたがる人が多いです。だからまずは結論を伝えます。次に理由や経緯を続けます。
最後に「もしこの案件がクレームに発展した時の為に、今は連絡だけです。また進展があれば連絡します。」といって締め括れば良いです。
・冒頭に「連絡なのですが」と言う
・まずは結論、次に理由や経緯
・最後に以下の言葉を決め台詞とする
「もしこの案件がクレームに発展した時の為に、今は連絡だけです。また進展があれば連絡します。」
例「課長、連絡だけなのですが・・・先日対応したA様から今朝、苦言の電話がありました。○○の○○が遅かったそうです。もしこの案件がクレームに発展した時の為に、今は連絡だけです。また進展があれば連絡します。」
このような連絡の仕方が、綺麗で上司に伝わりやすいです。
【報連相】相談のコツ
まずは「相談したい事があるのですが。」で入ります。次に何に対して相談したいのかを伝えます。
「AにしようかBにしようか迷っています。」
「このまま進めていって良いものか相談したいのです。」
結論、何に対して困っているのかを伝えてからそこへ至った経緯を伝えます。
1.相談である事を伝える
2.何を相談したいのかの結論
3.そうなってしまった経緯
プラスアルファ伝えるべき所
先方の(お客様の)温度感を伝えましょう。
先方の温度感が高めなら早急な対応が必要ですし、低めなら比較的ゆっくりでも良かったりします。
お客様の様子と温度感を伝えられたらホウレンソウとしては100点です。
相手(お客様)の温度感を伝える事
「かなり温度感が高いです！」
「それ程温度感は高くはないです。」
このような伝え方で十分です。
上司からの指示に対して
必ずその指示は、メモに残す事です。そしてなぜそのような指示をされたのか理由と目的を質問してください。
これは、案件の理由を把握していないと、イレギュラーな事が起きた時の行動判断にブレが出てしまうからです。
「理由」は本質です。本質が理解できないまま物事に着手するとどんどんと方向性や進捗方向がブレてくるのです。
例えば、「先方の沸点が低めですぐに怒り出すから」ならば、それ相応に気をつけて接していかないといけません。
「こちらに非があるから」であればこれ以上粗相はできない状態にあるという事です。
このように物事は、「目的や理由」という名の本質によって捉え方と方向性がガラリと変わるのです。
ホウレンソウが下手な人の特徴
いきなり経緯から入る人が多いです。と言うか皆そうです。
しかし上司は、「何の話で、結論どうなのか」を一番聞きたいと思っています。
だから今から話す内容は、「報・連・相」のどれかを冒頭に伝える事です。そして結論をその後に言いましょう。
まずはそこからです。そこまで、できたなら、とりあえずホウレンソウとしては60点は取れていますから。
ホウレンソウ（報連相）のコツのまとめ
この記事では、ホウレンソウ（報連相）のコツについて書いてきました。最後に内容をまとめて終わりに致します。
・報告のコツ【５ステップ】
(1)重大さのハードルを上げる（大げさに）
(2)まずは結論だけを言う
(3)理由を言う
(4)経緯を時系列に沿って
(5)上司にどう動いて欲しいのか？
・連絡のコツ
(1)冒頭に「連絡だけなのですが。」と伝える
(2)そして結論、次に理由や経緯
(3)最後に「もしこの案件がクレームに発展した時の為に、今は連絡だけです。また進展があれば連絡します。」と言って締める
・相談のコツ
(1)まずは「相談したい事があるのですが。」で入る
(2)結論、何に対して困っているのかを伝える
(3)そこへ至った経緯を伝える
・先方の(お客様の)温度感を伝えると、ホウレンソウのレベルは上がる
・上司からの指示に対して、目的と理由を明確にする事
それでは、以上となります。
あなたに素敵な営業マンライフを！
ティーヒロでした★
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